Miért kellene abbahagynia az Excel használatát?

Amikor egy felhasználó segítséget kér tőlem egy olyan mondattal, amely így kezdődik: "Van egy megosztott Excel-táblám, amely..." vagy "Van egy Excelem egy makróval, amely...", személy szerint az első dolog, ami eszembe jut, az, hogy "Nem a megfelelő eszközt használja". Szükséged van valamire, valamire, amiről talán nem is tudod, hogy szükséged van rá (valószínűleg egy adatbázisra vagy szoftverre), aminek le kell fednie ezt a funkciót. És honnan tudod, hogy szükséged van-e egy másik eszközre?

Amit egy vállalatnak nem szabad az Excel segítségével tennie

- Készítse el számításait (szerkezetek, létesítmények, infrastruktúrák...) Excelben.

- Árajánlatok készítése, megrendelések kezelése, szállítólevelek indítása Excel segítségével.

- Készítsen, ossza meg és tároljon jelentéseket és jelentéseket Excelben.

- Projektek kezelése Excel, Kanban Excelben, Gantt Excelben.

- A személyzet, a hiányzások, az órák és a szabadságok nyomon követése Excelben.

- Az ügyfél- és beszállítói információkat Excelben tárolja.

- Alapozza könyvelését és stratégiai tervezését az Excelre.

De ez még nem minden, íme 6 ok, amiért érdemes abbahagynia az Excel használatát, és egy olyan eszközt keresnie, amely jobban megfelel az igényeinek.

1. Az Excel egy egyszerű táblázat. Semmi sem akadályozza meg, hogy véletlenül rossz cellába gépeljen, vagy hogy az adatokat áthelyezze vagy másolja, és így elveszítse az adatokat.

2. Az Excel táblázat sebessége nem hasonlítható össze egy fejlesztőeszköz használatával. Az olyan műveletek, mint például a több ezer soron átívelő keresések, amelyek az Excelben megfizethetetlenek, a szoftverben könnyedén elvégezhetők. Ha egy lekérdezést az Excel segítségével készít el, az átlagosan 3 percet vesz igénybe, míg más szoftverekkel ugyanezt a lekérdezést 0,3 másodperc alatt el tudja végezni.

3. Az Excel-táblák nagyon nagyok lehetnek, és hatalmas mennyiségű adatot halmozhatnak fel. De ez még így is semmi ahhoz képest, amit egy fejlett adatbázisban lehet tárolni. Ráadásul, még ha nagy mennyiségű adatot is tud tárolni az Excelben, nem tudja megfelelően kezelni az adatokat, a keresések lassúak, és könnyen hibázhat, és rossz eredményeket adhat.

4. Egy Excel-táblázatban nem végezhet semmilyen automatizált műveletet, és nem kaphat belső riasztásokat. A rendszer passzív, nem tájékoztatja Önt és nem végez műveleteket, Ön csak adatokat adhat meg és tölthet ki/kérdezhet le. Ezzel szemben egy szoftverfejlesztés bármilyen számú munkafolyamatot figyelembe vehet, függetlenül azok összetettségétől (ez egy táblázatkezelőnél nem lehetséges).

5. Az Excel-táblázat nem más, mint egy táblázat. Nem számít, hogy mennyire színezi vagy változtatja meg a tulajdonságait, soha nem hasonlítható össze azzal a felülettel, amelyet egy alkalmazással vagy egy webes felülettel kaphat.

6. Egy szoftverfejlesztés során meghatározza, hogy mely felhasználók vagy felhasználói csoportok milyen információkhoz férhetnek hozzá, és hogy az egyes felhasználók milyen műveleteket végezhetnek.

Ez a biztonság nem lehetséges egy Excel-táblával. Az Excel-táblázatot nehéz legyőzni. Először is azért, mert a használata beleivódott a felhasználóba. Úgy érzik, hogy testreszabhatják, konfigurálhatják az igényeiknek megfelelően. Egyszerű, ismerős, kényelmesen használják. A probléma nem az Excel táblázattal van, ami egyébként egy igazán nagyszerű és hatékony program (ugyan már, ezt végre felismertem, mélyen legbelül én is szeretem).

A probléma az Excel táblázatok használata és visszaélése. Ahogy anyám mondaná, amikor csak egy botod van, hirtelen minden horognak tűnik. A táblázatkezelők röviden olyan programok, amelyek lehetővé teszik számunkra a "kis segédprogramok" gyors összeállítását. Minden alkalommal, amikor valaki egy Excel-táblázatot használ, az azért van, mert egy program (vagy éppen egy fejlesztő) nem adta meg neki azt, amire szüksége van. Az Excel-táblázat az az erőforrás, amelyhez akkor fordul, ha nincs "semmi jobb".

Ezért egy folyamatos fejlesztési keretrendszerben az Excel-táblázat mindig az egyik gyenge láncszem lesz, és elkerülhetetlenül kiiktatjuk.

A gyors számításokon vagy néhány grafikon elkészítésén túl nem kell Excel-táblázatot használnunk. Hasznos lehet vázlatként vagy első megoldásként is, ami később konkrét fejlesztéssé válik, de egy táblázatot soha nem szabad végleges megoldásnak tekinteni. Sokkal kevésbé optimális vagy kívánatos megoldásként. Természetesen semmiképpen sem szabad üzleti rendszerének alapvető folyamatait Excel-táblázatokra alapoznia.